הנציגות תיבחר לכל בניין משותף או לכל כניסה, מומלץ לבחור מספר אי-זוגי של נציגים, כדי להקל על קבלת החלטות, ורצוי לוודא שהנציגות תכלול ייצוג של מגוון האוכלוסיות הקיימות בפרויקט על מנת לשמור על אובייקטיביות מסוימת. במתחמים גדולים כדאי לבצע חלוקת תפקידים בין חברי הנציגות, כך שלכל אחד יהיה תפקיד התואם את כישוריו.

ניתן לסווג את תפקידי הנציגות לשני תחומים: הראשון, הוא הנגשת מידע ועדכונים לבעלי הדירות והשני, הוא בחירה והתקשרות מול בעלי מקצוע כגון: העו"ד המייצג, מפקח על הבנייה, שמאי מטעם בעלי הדירות ויזם, והיא צריכה לפעול בשקיפות ולייצג את האינטרסים של כלל בעלי הדירות, כגון: קשישים, דוברי שפות שונות, בעלי מוגבלויות וכדומה.

על מנת שלחברי הנציגות יינתן מנדט פורמאלי לפעול לקידום הפרויקט ולקבל החלטות בשם כלל הבעלים, יש למנותה עפ"י חוקי הדין: הנציגות תיבחר באסיפה רשמית של בעלי הדירות, יש להודיע על קיום האסיפה במועדים הנדרשים לפחות שבועיים מראש. לצורך כך מומלץ לתלות הודעות על קיום האסיפה במקום בולט, ההודעה צריכה לכלול את מועד קיום האסיפה, מיקומה וסדר יום האסיפה הכולל אזכור של בחירת נציגות לייצוג דיירי המתחם בפרויקט התחדשות עירונית. בנוסף לכך, רצוי לוודא שבעלי דירות שאינם מתגוררים במקום יודעים על קיום האסיפה. חשוב להבהיר לבעלי הדירות, שנוכחותם במעמד לבחירת נציגות היא חשובה, שהרי הנציגות שתיבחר תייצג גם אותם.

לאור חשיבותה הרבה של הנציגות ופעילותה הענפה, על כל בעל דירה המציע עצמו לתפקיד הנציגות, לעשות זאת תוך רצון להיות מעורב באופן אקטיבי ופעיל בתהליך, וכן תוך נכונות להקדיש מזמנו לקיום פגישות עבודה, קריאת מסמכים רלוונטיים, מפגשים ושיחות עם בעלי הדירות.

על הנציגות לשתף כמה שיותר את כלל בעלי הדירות בקידום הפרויקט, ולשקף להם את הפעולות שבוצעו ובתהליך שעוד צפוי בהמשך. שיתוף בעלי הדירות בתהליך חשוב ביותר ליצירת תחושת שקיפות ואמון בין כלל בעלי הדירות לבין הנציגות, ולצורך שימור הרצון והנכונות של כלל הבעלים בקידום וביצוע הפרויקט.

חברת אנשי העיר רואה בבעלי הדירות Our Partners, לכן מעורבות בעלי הדירות בפרויקטים אותם אנו מקדמים, חשובה לנו ביותר ויוצרת בסיס רחב וחזק לקידום פרויקט טוב, מהיר ואיכותי יותר.

אנו פועלים לכל אורך חיי הפרויקט בשיתוף פעולה מלא עם נציגות בעלי הדירות, החל מהשלבים הראשונים של גיבוש הסכם התקשרות וקידום ההסכמות מול בעלי הדירות, דרך שיתוף בשלבי התכנון והגשת תכניות לרשות, ועד לשלבי הבניה והאכלוס.

מניסיוננו הרב בפרויקטים המנוהלים על ידנו, הגענו למסקנה חד משמעית לפיה תפקודה של הנציגות ונכונות חבריה להקדיש מזמנם ומרצם לטובת הפרויקט הוא קריטי להצלחתו. אנו מאמינים שככל שבעלי הדירות מגובשים, מאוחדים ומאורגנים יותר כך סיכוי הפרויקט להתקדם גדול יותר. נציגות חזקה ויעילה היא ערובה להצלחת הפרויקט ולקידום מהיר ויעיל.